Регламент ведения карточек учета спортсменов членов МОО “ФРСЕ”

Регламент ведения карточек учета спортсменов членов Местной общественной организации «Федерация Рыболовного Спорта Екатеринбурга».

1. Термины используемые в регламенте:

«Организация» — Местная общественная организация «Федерация Рыболовного Спорта Екатеринбурга».

«Спортсмен» — член Организации оплативший разовый вступительный и ежегодный взносы.

«Делопроизводитель» — лицо ведущее учет карточек Спортсменов.

2. Порядок ведения карточки Спортсмена.

При оплате Спортсменом разового вступительного взноса и ежегодного членского взноса в Организацию, Делопроизводитель создает карточку учета Спортсмена, включающую в себя:

— Заявление на вступление в Организацию;

— Карточку учета спортсмена по установленному образцу;

— Лист соревнований Спортсмена, содержащий информацию о датах и номерах соревнований из Архива соревнований, в которых Спортсмен принял участие и выполнил норматив спортивного разряда;

— Копию приказа о присвоении текущего спортивного разряда.

3. Порядок ведения Общего реестра разрядов.

3.1. Учет Спортсменов с действующими разрядами ведется в Общем реестре, содержащем следующую информацию:

— Дата оповещения;

— Дата окончания действия действующего спортивного разряда;

— ФИО Спортсмена;

— Действующий спортивный разряд;

— Выполненный норматив спортивного разряда, дата и номер соревнования.

3.2. За 5 месяцев до истечения срока действия действующего спортивного разряда Спортсмена, Делопроизводитель извещает (посредством e-mail или sms)  Спортсмена и члена правления Организации ответственного за данную дисциплину, о предстоящем окончании срока действия спортивного разряда.

4. Порядок ведения Архива соревнований:

4.1. Архив ведется следующим образом:

а) Документы по каждому соревнованию хранятся в отдельных подписанных файлах;

б) Файлы соревнований хранятся в скоросшивателях по годам. На первом листе скоросшивателя, находится перечень соревнований, с указанием порядкового номера в формате номер/год;

с) Состав документов по соревнованию необходимый для присвоения разряда:

— Итоговый протокол;

— Судейский протокол.

4.2. Информацию и документы необходимые для присвоения  разрядов в архив предоставляют:

а) По соревнованиям, в которых организатором является Организация — информацию и документы предоставляет Делопроизводителю лицо проводящее турнир или член правления Организации  ответственный за данную дисциплину;

б) По соревнованиям аккредитованной ФРС Свердловской области — член правления Организации  ответственный за данную дисциплину  предоставляет информацию Делопроизводителю о участии Спортсмена в соревновании и выполнении им норматива выполнения/подтверждения разряда, Делопроизводитель  запрашивает документы  в РОО «ФРС СО»;

с) По иным соревнованиям — информацию о выполнении им норматива выполнения/подтверждения разряда и документы предоставляет Делопроизводителю сам Спортсмен, принявший в них участие.

5. Оригиналы документов хранятся в Организации. Заверенные копии документов из Карточки спортсмена и Архива соревнований, действующим членам Организации предоставляются, по согласованию с Председателем Организации бесплатно.